Was bietet und was kann ims doku?

Zugänglichkeit

• ims doku ist ein webbasiertes Software-System. Es ist deshalb weltweit über das Internet erreichbar
• ims doku wird über jeden gängigen Webbrowser angezeigt. Zugriff auch über Smartphones und Tablet-PCs möglich
• Zeitgleicher Zugriff auf die Dokumentation an allen Arbeitsplätzen, auch im Außendienst
• hohe Aktualität der Inhalte
• Falls kein Internetzugriff möglich ist, kann auf jedem Windows-PC eine Offline-Version installiert werden. Diese hat den selben Funktionsumfang wie die Online-Version.
• Synchronisierung der Offline-Version mit der Online-Version über nur einen Mausklick. Dies ist auch von Laien bedienbar.

Anzeige des Inhalts

• Klares und leicht verständliches Seitenlayout. Schnörkellos und befreit von ablenkenden Sonderinhalten. Frei von jeglicher Werbung, Pop-up-Fenstern und anderen Quälgeistern.
• Darstellung von Inhalten Ihrer Dokumentation auf beliebig vielen Webseiten.
• Gliederung der Seiten in einer Baum-Struktur.
• Darstellung der Struktur in einer dynamischen Menüleiste.
• Durch Verlinkung kann der Anwender über mehrere Wege zu einem Inhalt kommen (z.B. kann ein Formular aufgerofen werden aus dem Qualitätshandbuch, aus dem Prozessplan, aus der Arbeitsanweisung, aus einer Liste der Formulare oder aus verschiedenen Listen, die nach unterschiedlichen Kriterien aufgebaut sind.
• Einfache und intuitiv verständliche Benutzerführung.
• Anzeige von formatiertem Text (Schriftart, Größe, Farbe, Auszeichnung, Satz etc.) Vergleichbar mit einer leistungsfähigen Textverarbeitung
• Anzeige von Bildern und Videos
• Darstellung von Inhalten in Tabellen
• Aufrufen und Anzeige bzw. Download von Dateien, die im System gespeichert sind (z.B. Formulare, PDFs etc.)
• Interaktive Grafiken (anklickbare Graphiken und Bilder mit eingebetteten Hyperlinks): Gut geeignet z.B. für die Prozessübersicht, aus der man direkt die Prozesse öffnen kann
• Anzeige sortierbarer und durchsuchbarer Tabellen, d.h. der Anwender kann durch Anklicken der Kopfzeile die Tabelleninhalte sortieren und nach Begriffen suchen. Dies ist hervorragend geeignet für die Auflistung von Prozessplänen, Arbeitsanweisungen, Formularen etc. Durch Hyperlinks in den Einträgen springt der Leser direkt zum gewünschten Dokument.
• Anzeige von interaktiven Inhalten, die mit Flash erstellt wurden (ideal z.B. für Schulungszwecke oder interaktive Präsentationen)
• Einbetten externer Webseiten
• Interaktive und ausfüllbare Formulare (z.B. für die Meldung von Verbesserungsvorschlägen)
• Darstellung von Umfragen (z.B. zur Kundenzufriedenheit)
• Anzeige von interaktiven Kalendern, z.B. für interne und externe Audits oder andere Ereignisse im Managementsystem
• Anzeige von Bildergalerien, z.B. über typische Produktfehler, Unfälle etc.
• Anzeige von selbstablaufenden und interaktiven Diashows (z.B. für eine Unternehmenspräsentation)
• Bereitstellung eines Diskussionsforums, z.B. für Verbesserungsideen
• Anzeige von FAQ-Seiten
• Anzeige von Feed-back-Seiten für Rückmeldung von Nutzern
• Anzeige eines Lauftextes, z.B. um auf aktuelle Neuigkeiten hinzuweisen
• Anheften von "PostIts" auf Seiten, um auf Besonderheiten hinzuweisen
• Leistungsfähige Suchfunktion zur Volltextsuche auf allen Seiten. Übersichtliche Anzeige der Fundstellen mit direkten Links auf die gefundenen Seiten. Diese Funktion ist besonders hilfreich bei umfangreichen und komplexen Dokumentationen.
• Anzeige von Datum und Uhrzeit der letzten Änderung der gesamten Dokumentation
• Anzeige von Datum, Uhrzeit und Herausgeber von Änderungen jeder einzelnen Seite
• Ausdruck jeder Seite über die Druckfunktion des Webbrowsers möglich. Dabei werden das Menü sowie die Suchfunktion nicht gedruckt. Die Darstellung ist für den Ausdruck optimiert (leicht Anpassbar über CSS-Definitionen)

Änderung der Inhalte

• Ändern aller Seiten-Inhalte direkt in ims doku. Es ist keine andere Software erforderlich wie z.B. eine Textverarbeitung, ein PDF-Konverter etc.
• schneller und direkter Wechsel in den Änderungsmodus von jeder Seite aus. Nur ein Mausklick erforderlich!
• Differenzierte Möglichkeiten der Änderungsbefugnisse für jede Seite einstellbar
• Erstellen und Ändern von Texten über einen komfortablen und intuitiv bedienbaren WYSIWYG-Editor (ähnlich bedienbar wie bekannte Textverarbeitungen)
• Upload von Medien, Inhalten und Dateien direkt aus dem WYSIWYG-Editor oder über eine leistungsfähige Medienverwaltung
• Einfacher Import von Inhalten aus einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation über die Zwischenablage. Dabei kann gesteuert werden, ob Formatierungen übernommen werden oder nur der reine ASCII-Text.
• Anlegen von externen Hyperlinks und Links auf Inhalte in ims doku mit wenigen Mausklicks
• Anlegen von Hyperlinks auf andere Seiten der Dokumentation mit wenigen Mausklicks
• Anlegen von Sprungmarken (Ankern) innerhalb einer Seite. Dies ermöglicht das zielgerichtete Verlinken zu ganz bestimmten Stellen innerhalb einer Seite.
• Änderung auch im HTML-Quellcode möglich. Einfaches Umschalten mit einem Mausklick im Editor.
• Einbetten von Programmcode (z.B. PHP) auf jeder Seite möglich. Damit ist eine nahtlose Integration von anderen IT-Lösungen möglich (z.B. ims data)
• Speichern von Entwürfen, die noch nicht für Anwender sichtbar sind.
• Freigabe von Entwürfen durch einen "Chefredakteur". Leistungsfähige Unterstützung des Prüfungs- und Freigabe-Workflows. Der Chefredakteur kann eine Seite freigeben oder die Freigabe mit Kommentar und Fristfestsetzung ablehnen. ims doku informiert den Editor per eMail.
• Archivierung einer unbegrenzten Anzahl von Versionen jeder Seite. Dies ermöglicht die Rückverfolgung der Änderungen und erlaubt den zugriff auf ältere Versionen, z.B. zur Klärung zurückliegender Probleme (auch hilfreich bei Produkthaftungsfällen)

Offline-Version

• Vollständige Abbildung der gesamten Dokumentation in einer Offline-Version, d.h. ohne Internetzugang.
• Identisches Erscheinungsbild und voller Funktionsumfang der Online-Version.
• Synchronisierung der Offline-Installation mit der Online-Version durch einfaches Anklicken eines Links auf der Startseite.
• Minimale Datenübertragung: Es werden nur die geänderten Inhalte in komprimierter Form übertragen.
• Hohe Sicherheit der Datenübertragung durch SSL-Verschlüselung.
• Schutz der übermittelten Daten gegen Manipulation.
• Absolute Sicherung gegen Fehlübertragungen, z.B. bei Störung/Abbruch der Funkverbindung während der Synchronisierung.
• Rück-Synchronisierung der abgegebenen Lesebestätigungen von der Offline-Installation zum Server.

Verwaltung

• Beliebig viele Anwender einrichtbar
• Komfortable Rechteverwaltung
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche. Die Sprache kann vom Anwender gewählt werden oder kann dem Anwender oder einer Seite zugewiesen werden.
• Anlegen eines Änderungsverzeichnisses, das die Anwender über die Änderungen der Dokumentation informiert.
• Lesebestätigung: Auf jeder Seite kann (optional) eine Lesebestätigung aktiviert werden. Dies ist sinnvoll bei den Änderungsmitteilungen. Der Anwender gibt seinen namen ein und klickt auf einen Button. Diese Bestätigung wird mit einem Zeitstempel in der Datenbank gespeichert und kann von dort abgerufen werden. Somit kann der Managementbeauftragte nachweisen, wer welche Anweisung gelesen hat. Dies kann hilfreich sein z.B. bei der Klärung von Unfällen, Problemen und im Produkthaftungsfall. Das Unternehmen kann damit den Nachweis erbringen, nicht nur die Mitarbeiter angewiesen zu haben, sondern dies auch überwacht zu haben.
• Auswertung der Lesebestätigungen mit Negativliste (Wer hat welche Seite noch nicht bestätigt? Welche Seite wurde von wem noch nicht bestätigt?)
• Anzeige des letzten Zugriffs auf die Dokumentation für jeden Anwender möglich (optional). Damit hat der Managementbeauftragte die Möglichkeit zu prüfen, in welchem Umfang die Dokumentation genutzt wird.
• Auswertung der Zugriffe für jede einzelne Seite über ein spezielles Analyse-Tool möglich (optional).  Damit kann der Managementbeauftragte sehen, wie häufig bestimmte Seiten aufgerufen oder dateien herunter geladen werden. Es können auch einzelne Sitzungen und die reihenfolge und Dauer der Seitenbetrachtung verfolgt werden. Der Anwender ist hierbei anonymisiert.

Sicherheit

• Differenzierte Rechteverwaltung
• Für jede Seite sind die Rechte per Mausklick einstellbar: offentlich sichtbar, nur für registrierte Nutzer bestimmter Nutzergruppen, Editor- und Freigaberechte
• Effiziente Organisation der Rechte in Nutzergruppen
• Anmeldung der Nutzer mit Passwort (Das Passwort wird nicht im System gespeichert und bleibt geheim)
• Zurücksetzen des Passworts, wenn dies vergessen wurde
• Begrenzung der fehlerhaften  Anmeldeversuche möglich (einstellbar)
• Die Inhalte sind von außen ohne entsprechende Zugriffsberechtigung nicht erreichbar (gespeichert in einer Datenbank)
• Besonderer Schutz einzelner Dateien ist möglich
• Zugriff auf den Server über SSL-Verschlüsselung möglich (erreichbar über https://)